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«No recibimos una vida corta, somos nosotros quienes la acortamos. La vida es larga si sabemos aprovecharla».
Séneca.
¿Tienes la sensación de que no te alcanza el tiempo? Te presento 3 consejos infalibles para la gestión del tiempo y planificación de tareas.
¿Te vas a la cama y justo aparece en tu cabeza eso que querías hacer y no has encontrado momento para ello? Incluso al buscar herramientas para la administración del tiempo, la cantidad de resultados y técnicas es abrumadora.
En el mundo las personas utilizan las redes sociales de media dos horas y media al día. Hoy más que nunca tienes toda, TODA la información al alcance de tu mano. Una nueva app, un libro que siempre quisiste leer, esa habilidad que querías desarrollar, viajar, familia, amigos, pareja… Ah y, se me olvidaba, dormir, fundamental para que nuestro cuerpo y cerebro funcionen correctamente, te recomiendo algo entre 6 y 8 horas. Esto nos deja unas 16 horas activas, 16 horas en las que tienes que trabajar, estudiar (ya que el mundo cambia cada minuto y hay que estar al día), cumplir tareas obligatorias (como cocinar, limpiar, escuchar la nueva canción de Shakira…).
Getting things done.
En gran parte esa sensación de saturación se debe a la cantidad de tareas pendientes que acumulamos en nuestro cerebro. El saber no ocupa lugar, pero siempre va a ser más fácil encontrar algo en un almacén bien organizado, de está manera ahorramos tiempo que podemos invertir en disfrutar o descansar.
El sistema “Getting Things Done” (creado por David Allen) propone trasladar todas estas tareas pendientes y planes hacia un elemento externo, que te sirva como un “disco duro” en el que almacenas las tareas pendientes. De está manera liberarás el espacio en tu memoria y podrás enfocarte en la tarea que estás desempeñando en cada momento. En mi caso prefiero el papel y lápiz de toda la vida, pero puedes usar distintas herramientas como Todoist, Focuster y una infinidad de ellas.
¿Cómo lo aplico?
Te recomiendo que reserves un espacio de tiempo libre para dedicarle a esto, es sencillo y te aseguro que te va a servir de mucho en tu búsqueda de la gestión eficaz del tiempo. El método getting things done se divide en 5 pasos:
1. Captura:
Siéntate, coge un lápiz y un papel. Anota todos los quehaceres que rondan tu cabeza (proyectos de trabajo, un artículo que leer, una reunión, visitas a proveedores…). Trata de apuntar todo aquello que necesitas hacer, tanto de tu vida personal como de tu vida profesional.
2. Procesa:
Bien, ahora tienes un cubo lleno de cometidos. No todos son igual de extensos ni de importantes. Para hacernos la vida más fácil vamos a organizarlos. Te propongo dividirlo en función de su complejidad y su prioridad.
- Complejidad: no es lo mismo una tarea que un proyecto. Divídelos, y una vez lo tengas, desglosa los proyectos en diferentes tareas que necesitas realizar para completarlo.
- Prioridad: vamos a establecer tres tipos: Alta, media y baja.
3. Organiza:
Puede que tu “disco duro” ahora parezca un cuadro de Kandinsky. Vamos a pasarlo a limpio. Coge otro folio en blanco y ve colocando todas las tareas siguiendo el este orden:
- 1º Tareas: prioridad alta, media, baja.
- 2º Proyectos (desglosado en sus distintas tareas): prioridad alta, media, baja.
4. Reflexiona:
Elige un día a la semana para echarle un vistazo a tu lista, repasar las tareas pendientes y añadir nuevas ideas que vayan surgiendo. Si es necesario, puedes hacerlo también en momentos puntuales de tu semana, se flexible. Puedes ir añadiendo tareas a tu lista y el día de reflexión las trasladarás a tu plan semanal.
5. Haz:
La parte más importante, más fácil y a la vez más difícil. No, no te vas a poner a ejecutar todas las tareas, en este caso te voy a enseñar cómo distribuir los proyectos y tareas en tu semana, hacer un seguimiento de ellas de una manera visual y sencilla. Sigue leyendo.
Si te ha llamado la atención y quieres saber más sobre la obra de David Allen te animo a leer su libro Getting Things Done y profundizar en esta técnica.
Time blocking.
Establecer un momento preciso para una tarea te permite anticiparte al pensamiento de duda que surge ante una labor que va a beneficiarte en el futuro, pero no es tan atractiva o hay otra que te apetece más. El time blocking consiste en asignar a un bloque de tiempo una tarea concreta. Durante ese bloque de tiempo eliminaremos las distracciones y nos dedicaremos única y exclusivamente a nuestro objetivo, sabiendo que tenemos otro bloque asignado para el resto de tareas (por lo que no debemos pensar en ellas).
Este método se utiliza mucho para gestión del tiempo y planificación de tareas en grandes empresas. También puedes utilizarlo para la administración del tiempo personal.
Lo combinaremos con nuestra lista de “Getting Things Done”, de manera que repartiremos a lo largo de la semana las tareas que hemos amontonado. Aquí viene la parte importante, vamos a juntar las que sean similares. Tal vez tienes que usar el ordenador para tareas de distintos proyectos, asigna un bloque de tiempo para ellas. ¿Tienes que salir de casa para comprar materiales? Aprovecha y resuelve el resto de tareas para las que necesites estar fuera.
Ten en cuenta estos detalles para garantizar el éxito de este método:
- Sé realista. Siempre surge algo, una tarea se puede complicar. Asigna más tiempo del que crees que vas a necesitar (sin excederte) y adáptate.
- Conócete, observa en qué parte del día sueles tener más energía y coloca en ese momento las tareas más exigentes o importantes. Prioriza tareas fáciles o rápidas para quitarlas de encima.
- Modo no molestar, evita cualquier detonante que pueda distraerte, ese rato lo has apartado para esa tarea concreta.
- Reserva un bloque de tiempo para tareas como ver RRSS, llamadas, etc. Al saber que ya tienes un momento asignado para ello se reducen las tentaciones.
Revisa tu lista y organiza tu semana, dedica un bloque de tiempo para esto.
Para este método vamos a saltar del papel al mundo digital, te recomiendo programas como Trello o Asana, la cual acabo de conocer y estoy encantado. Ambas cuentan con app móvil para que siempre tengas a mano la gestión eficaz del tiempo.
Ya casi estamos, a continuación te contaré cómo afrontar cada bloque.
Método pomodoro.
Ahora que tienes tus proyectos divididos en tareas, bloques de tiempo asignados para cada tarea y dichos bloques repartidos en tu semana… ¿Cómo empiezas con ello? Llevo utilizando el método pomodoro desde hace varios años y cada vez me gusta más. Las principales ventajas que hacen que me encante son:
- Competición: compito conmigo mismo, veo el final acercarse y eso me motiva a subir el ritmo.
- Concentración: hay un tiempo limitado, por lo que siento que no hay espacio para distracciones.
- Control: hay tareas que se repiten cada semana, con el método pomodoro tomo consciencia de cuánto me toma llevarlas a cabo y si tardo más o menos que la última vez.
- Chill: con períodos tan cortos nunca me llego a saturar, en el descanso refresco las ideas.
Ahora sí, lo importante ¿Qué es? El método pomodoro consiste en dividir cada uno de tus bloques en periodos de 25 minutos más 5 minutos de descanso. Es decir, un bloque para el que habías reservado un par de horas lo vas a dividir en 4 pomodoros de 25 minutos con 5 minutos de descanso entre ellos. En los cuales te levantarás a estirar las piernas, organizaras un poco tu espacio, irás a por un refresco… No te sumerjas en tareas que te roben mucha atención, solo tienes 5 minutos. Una vez finalices un bloque o alcances los 100 minutos es recomendable que tomes un descanso más largo, de unos 15 minutos, en los que ya puedes desconectar del todo y mirar el móvil, bajar a pasear el perro, charlar con Siri…
Con el tiempo puedes aumentar la duración de tus pomodoros, en mi caso, depende del día y del bloque vario entre 25 y 50 min. Usa un cronómetro para trackear tus pomodoros, puedes usar el del móvil pero es más posible que aparezca alguna distracción. También existen relojes con cronómetro bastantes baratos, hay más de un temporizador web o puedes pasarte el juego y comprar alguno de los temporizadores con forma de tomate que hay online.
¿Crees que estas tres técnicas te pueden ayudar con la gestión del tiempo y planificación de tareas?
No lo creas, compruébalo. Elige un día y empieza con tu lista de Getting Things Done, organiza tu semana y comprueba tus sensaciones. ¿Aumenta tu productividad? Se paciente, como todo lo nuevo necesita irse haciendo hueco en tu cabeza para integrarse en tu rutina. Te aseguro que vas a notar la diferencia.
